Professionalism
Delegieren trotz voller Auslastung
Oft ist es nötig Aufgaben zu delegieren, selbst wenn der Mitarbeitende eigentlich voll ausgelastet ist. Führt man dies richtig durch, kann durch Delegation auch dann großer Nutzen entstehen:
- Effizienzsteigerung trotz steigender Arbeitslast.
- Förderung der Eigenverantwortung von Mitarbeitenden.
- Priorisierung von Aufgaben nach Wertschöpfung. Wichtige Aufgaben setzen sich durch („Priorisierung durch Druck“).
- Schaffung von Freiraum für strategisch wichtigere Aufgaben.
- Reduktion des “Busy-Mythos”: Beschäftigt zu sein ist nicht gleichbedeutend mit maximaler Auslastung oder Produktivität.
Umsetzungsschritte
- Nicht-nicht-delegieren: Doppelte Verneinung mit Absicht: Es gibt legitime Gründe für Zurückhaltung beim Delegieren, dennoch sollte Delegation nicht grundsätzlich ausgeschlossen werden.
- Nicht versuchen, das „perfekte Maß“ an Arbeit zu finden — es existiert nicht. Mitarbeitende dürfen (und sollen) an Grenzen stoßen, um Produktivität, Priorisierung und Selbstorganisation zu erlernen.
- Arbeitsprioritäten klären lassen: Die Mitarbeiter auffordern, ihre Tätigkeiten zu priorisieren — inklusive Zeitaufwand und Bedeutung für das Unternehmen.
- Empfehlung einholen, was nicht mehr erledigt wird: Mitarbeitende sollen auf Basis ihrer Analyse vorschlagen, welche Aufgaben bei Bedarf entfallen können — nicht einfach, aber lernbar.
- Entscheidung bleibt beim Vorgesetzten: Die Führungskraft trifft die finale Entscheidung über entfallende Aufgaben und steht gegenüber Dritten dafür gerade.
- Kommunikationsschutz für Mitarbeitende: Bei Rückfragen oder Kritik zu abgesetzten Aufgaben übernimmt die Führungskraft die Verantwortung und verweist bewusst auf sich selbst.
Zusätzliche Tipps und Bemerkungen
- Produktivität erzeugt Zufriedenheit — nicht umgekehrt. Zufriedene Mitarbeitende sind nicht automatisch produktiver, aber produktive Mitarbeitende häufig zufriedener.
- „Busy sein“ ist kein Ziel. Alle sind beschäftigt. Beschäftigt sein ist nicht gleichbedeutend mit produktiv sein. Wichtiger ist die Wertschöpfung.
- Produktivitätssteigerung ist oft möglich, wenn ineffiziente Tätigkeiten entfallen können.
- Kein Mensch arbeitet realistisch 80 Stunden pro Woche. Übertreibungen in Zeitaufstellungen entwerten Argumentationen.
- Widerstand ist normal. Mitarbeitende neigen dazu, jede Aufgabe als wichtig zu verteidigen.
- Entwicklung durch Übung. Mehrfaches Durchlaufen des Prozesses stärkt Führungskompetenz und Entscheidungsfähigkeit auf allen Ebenen.
- Geringes Risiko. In der Praxis gibt es oft keine Rückfragen zu Aufgaben, die nicht mehr erledigt werden — ein Zeichen für geringe tatsächliche Relevanz.
Fazit
Delegation ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von Führungsstärke. Durch strukturierte Analyse, klare Kommunikation und gezielte Verantwortungsübernahme lassen sich auch in ausgelasteten Teams neue Aufgaben erfolgreich integrieren. Der Schlüssel liegt darin, Mitarbeitende in den Priorisierungsprozess einzubinden, ihnen aber nicht die Bürde der letzten Entscheidung aufzuerlegen.
Wer so führt, fördert nicht nur Ergebnisse, sondern auch Reife. Die Mitarbeiter übernehmen Verantwortung in der Bewertung und Priorisierung ihrer Aufgaben. Die Organisation sortiert (inzwischen) wenig wertschöpfende Aufgaben aus und wird damit effizienter.